Les registres des entreprises sont des documents obligatoires destinés à assurer la traçabilité des informations essentielles liées à la vie administrative, juridique et financière d’une entreprise. Ils garantissent la conformité avec la réglementation et peuvent être exigés lors de contrôles ou d’opérations de transmission d’entreprise. La tenue des registres légaux, obligatoire pour toutes les entreprises, exige une gestion rigoureuse. Leur numérisation facilite la mise en conformité et simplifie leur mise à jour. Leur digitalisation répond d’abord à une double nécessité : s’adapter aux mutations du marché du travail et répondre aux attentes de plus en plus exigeantes des entreprises.
La dématérialisation des registres légaux permet un gain de temps et une gestion optimisée, un accès rapide et centralisé aux documents, une automatisation des mises à jour pour réduire les erreurs humaines , une réduction de la charge administrative , une traçabilité complète des modifications et des accès, une signature électronique pour garantir la validité des documents, une conservation des données conforme aux réglementations, un partage sécurisé avec les juristes, comptables et éventuels actionnaires, un travail collaboratif en temps réel, y compris à distance, des réductions de coûts et une suppression des frais d’impression et d’archivage ;
Digitalisation à 100% d’ici la fin de 2026
La digitalisation du registre de commerce n’est plus un rêve lointain, a souligné Adel Chouari, Directeur Général du registre national des entreprises, lors de la tenue de la 21e édition de la conférence annuelle du Corporate Registers Forum (CRF) organisé à Tunis du 7 au 10 octobre 2025 placée sous le thème « Nouveaux défis pour les registres d’entreprises : plus de transparence et d’efficacité ».Cette conférence internationale a examiné comment les technologies émergentes peuvent transformer la gouvernance d’entreprise ,booster l’entrepreneuriat et moderniser l’administration publique.
L’un des principaux défis associés à la dématérialisation concerne la sécurité des données. Les registres contiennent des informations particulièrement sensibles (répartition du capital, mandats sociaux, décisions collectives, etc.). Leur conservation en ligne implique donc de recourir à des technologies robustes, répondant aux standards les plus élevés en matière de cybersécurité. Les entreprises doivent veiller à utiliser des solutions conformes au cadre légal en vigueur, capables de produire des documents juridiquement opposables, de garantir l’intégrité des données et d’assurer leur accessibilité uniquement aux parties autorisées. Ainsi, adopter la dématérialisation, c’est faire le choix d’un processus plus agile et efficace, mais aussi plus exigeant. En optimisant les flux de travail, l’objectif est d’aller vers une digitalisation à 100%. Actuellement ¾ de nos services sont digitalisés. L’infrastructure nationale doit suivre en matière de signature électronique et pourquoi pas aller vers le Smart Contracting c’est-à-dire vers tout contrat électronique afin de permettre d’éliminer tout ce qui est papier. La dématérialisation des registres des entreprises s’impose progressivement comme une solution incontournable pour les entreprises en quête de performance, de conformité et de sécurité juridique. En centralisant l’ensemble des données corporate dans un registre numérique conforme au droi, les sociétés peuvent gagner en transparence, en réactivité et en fiabilité. La digitalisation des registres joue ainsi un rôle essentiel dans l’amélioration du climat des affaires et l’attractivité du pays et permet d’instaurer une coopération plus forte entre les différents registres et de construire et capitaliser sur les meilleures pratiques et expériences,
L’intelligence artificielle crée de nouvelles opportunités
La lutte contre les fraudeurs est depuis longtemps un défi persistant pour les entités gouvernementales. Bien qu’il n’y ait pas de chiffres précis, les activités frauduleuses drainent chaque année des milliards de dinars du contribuable au détriment de programmes vitaux. Heureusement, la prolifération des données et les progrès des capacités informatiques ont ouvert l’âge d’or de l’intelligence artificielle (IA), où les algorithmes et les modèles peuvent révéler des schémas, des comportements et des relations anormales à une vitesse, à une échelle et à une profondeur qui n’étaient pas possibles il y a seulement dix ans. L’IA a fondamentalement transformé tous les aspects de notre vie et a créé de nouvelles opportunités pour lutter contre la fraude. Les organisations du secteur public tirent parti d’algorithmes puissants pour détecter et traiter de manière plus prospective les signaux d’alerte avant qu’ils ne se transforment en problèmes importants. Soren Corfixsen Whitt, représentant l’autorité danoise des entreprises, estime que l’utilisation de l’intelligence artificielle dans les registres d’entreprises pourra devenir la première ligne de défense contre la criminalité économique et la solution pour se protéger au mieux et contrer les techniques des fraudeurs.
Dans le secteur bancaire et financier, particulièrement exposé aux risques de fraudes, les enjeux dépassent la simple protection des données individuelles. La lutte contre le terrorisme et contre le blanchiment d’argent ne cesse de se renforcer. L’intelligence artificielle constitue un atout de taille dans cette lutte spécialisée, permettant d’analyser des flux financiers complexes et d’identifier des schémas suspects qui échapperaient à une analyse humaine traditionnelle. Mais l’une des premières solutions pour lutter efficacement contre les fraudeurs semble être la collaboration. En effet, afin d’être toujours plus efficaces et anticiper les risques, il apparaît nécessaire de créer un réseau afin d’identifier les signaux faibles, collaborer avec les instances gouvernementales afin de suivre les initiatives et évolutions réglementaires. Mais également collaborer avec les différents acteurs du marché (prestataires, entreprises …) afin de proposer des solutions toujours plus fiables et efficaces pour tous. Il faut être toujours plus vigilant en mettant en place un système efficace au sein des entreprises en matière de logiciel, processus et formations des équipes mais également, en s’équipant de technologies sécurisées et certifiées pour minimiser les risques. D’autant qu’utiliser ces solutions permet aux prestataires d’améliorer toujours plus leur intelligence artificielle et ainsi lutter efficacement contre la fraude.
Si l’intelligence artificielle commence à faire ses preuves en matière d’authentification et de lutte contre les fraudes, sa capacité d’apprentissage et d’amélioration laisse à penser qu’elle peut encore s’améliorer, jusqu’à devenir infaillible. C’est pourquoi le but de cette conférence de Tunis, a précisé Martin Fidler Jones, Secrétaire général du forum, est de promouvoir la coopération, la liaison et le dialogue entre les différentes juridictions et pays membres, dans le but d’identifier, d’adopter et de diffuser les meilleures pratiques internationales en matière de gestion des registres du commerce et des registres de bénéficiaires effectif, ce qui permet de jouer un rôle central dans le soutien à la croissance économique de leurs pays respectifs, tout en améliorant la transparence, la sécurité juridique et la confiance des acteurs économiques.
Les discussions ont permis de partager des expériences concrètes, d’examiner des solutions innovantes et de promouvoir des stratégies visant à améliorer la performance, la transparence et l’efficacité des registres. Ces échanges ont été également l’occasion de réfléchir aux moyens de se conformer aux standards internationaux, qui insistent sur l’importance d’une coopération renforcée entre les registres du commerce, notamment pour assurer la transparence des informations économiques en particulier celles liées aux bénéficiaires effectifs et lutter contre la corruption, l’évasion fiscale et le blanchiment d’argent. D’ailleurs un projet de Guide des bonnes pratiques en matière de registres électroniques, une initiative d’UNIDROIT dans le cadre du Projet académique de la Convention du Cap vise à développer un cadre juridique et technique, faisant progresser les normes mondiales grâce à une approche interdisciplinaire et collaborative.
Kamel Bouaouina